Moet ik btw rekenen over mijn reiskosten?

Het korte antwoord: ja, en tegen het tarief van je eigen werk. Reisde je naar een optreden van 9%, dan gaan je reiskosten ook tegen 9%. Gaf je een vrijgestelde les, dan zijn de reiskosten ook vrijgesteld.

Dat voelt vaak verkeerd, want je hebt zelf misschien 21% betaald op parkeren of 9% op een treinkaartje. De verwarring komt doordat er twee dingen door elkaar lopen, en zodra die uit elkaar staan is de rest logisch:

Die twee staan los van elkaar. Je kunt dus 21% btw terugvragen op een parkeergarage en tegelijk 9% rekenen over diezelfde parkeerkosten op je factuur. Dat voelt als een fout, en het is er geen: het zijn twee verschillende vragen over hetzelfde bonnetje.

De regel: het is jouw prestatie, dus jouw tarief

Zet je een kostenpost op je factuur, dan hoort die bij wat jij levert. De Belastingdienst noemt dat, over bezorgkosten die voor rekening en risico van de verkoper gaan, “de vergoeding voor de door de verkoper verrichte prestaties”. Het is dus geen losse doorgeefpost maar een onderdeel van jouw dienst, en het deelt daarom jouw tarief.

Daar zit ook de logica in. Je opdrachtgever koopt geen treinkaartje bij jou. Hij koopt een optreden, en dat jij daarvoor moest reizen is onderdeel van wat dat optreden kost.

Bron: Belastingdienst, waarover u geen btw berekent

Wat het níet is: een doorlopende post

Er bestaat wél een soort kostenpost waar je geen btw over rekent, en daar zit de verwarring. Een doorlopende post is een bedrag dat je in naam en voor rekening van je afnemer betaalt. De Belastingdienst noemt als voorbeeld leges voor een vergunning: de rekening staat op naam van je klant, jij schiet 'm alleen voor.

Dat is de toets, en het is een scherpe. Niet: wat voor kostenpost is het? Maar: op wiens naam en voor wiens risico is die kostenpost gemaakt? Reis jij naar een opdracht, dan doe je dat voor eigen rekening en risico. Gaat de trein niet, dan is dat jouw probleem en niet dat van je opdrachtgever. Dus is het geen doorlopende post.

In de culturele sector kom je een echte doorlopende post zelden tegen. Reizen, parkeren, materiaal en verblijf zijn vrijwel altijd jouw eigen kosten.

Waarom het tarief van je kaartje niet meetelt

Hier komen de tegenstrijdige adviezen vandaan. Je leest wel eens dat openbaar vervoer 9% blijft, of dat je over kilometervergoeding geen btw rekent omdat er geen btw op zat. Allebei halen ze de twee vragen hierboven door elkaar.

Het helpt om het je zo voor te stellen: je opdrachtgever koopt geen treinkaartje bij jou. Wat er op jouw bonnetje stond, is een zaak tussen jou en de NS. Wat er op jouw factuur staat, is een zaak tussen jou en je opdrachtgever, en dat is één dienst met één tarief.

Nog een reden waarom het tarief van het kaartje niet kán meereizen: op straatparkeren zit helemaal geen btw. Dat is parkeerbelasting en geen dienst. Als het tarief van je inkoop leidend was, zou je die parkeerkosten btw-vrij moeten doorberekenen, en dat is precies wat niet mag.

Reed je met je eigen auto?

Dan is er geen inkoopfactuur en dus ook geen btw om terug te vragen over die kilometers zelf. Voor de inkomstenbelasting reken je een vast bedrag per kilometer; voor de btw geldt: zet je die kilometers op je factuur, dan volgen ze het tarief van je werk.

De btw op onderhoud en gebruik van je privéauto is wél aftrekbaar naar rato van je zakelijke gebruik. Dat is een aparte berekening en die staat los van wat je doorrekent.

Bron: Belastingdienst, btw en zakelijk gebruik van de privéauto

Een voorbeeld

Je speelt een voorstelling van € 800. Je reist met de trein (€ 32, met 9% btw erin) en parkeert bij het station in een garage (€ 12, met 21% erin). Je spreekt af dat je die reiskosten doorberekent.

• Op je factuur: € 800 optreden + € 44 reiskosten, allebei tegen 9%. Niet 9% over het optreden en 21% over het parkeren.
• In je administratie: de btw op dat treinkaartje en die parkeergarage vraag je terug als voorbelasting.

Was het geen optreden maar een vrijgestelde les geweest, dan waren die € 44 ook vrijgesteld — en dan mag je de btw op je kaartje en je parkeerplek juist niet terugvragen. Meer over die keerzijde staat bij wat je mag aftrekken als creatieve zzp'er.

Twee tarieven op één factuur

Deed je op één dag twee soorten werk met elk een eigen tarief, dan horen de reiskosten bij het werk waar ze voor gemaakt zijn. Reisde je voor allebei, dan verdeel je ze naar redelijkheid. Hoe dat er in de praktijk uitziet staat bij btw over een workshop op school, waar één dag drie tarieven kan opleveren.

Hoe De Souffleur helpt

Zet je reiskosten of parkeren als regel op een factuur, dan krijgen die vanzelf het tarief van je werk op diezelfde factuur, met de bron van de Belastingdienst erbij. Kilometers reken je heen en terug; de tool telt dat voor je op. Je hoeft er dus niets voor te onthouden behalve dat de reis erbij hoort.