Met gepland versturen kies je een dag, en dan verstuurt De Souffleur je factuur die ochtend zelf naar je opdrachtgever. Jij hoeft er op die dag niet bij te zijn.
Waar je het regelt
Kies bij “Je facturen” een concept en klik op “Versturen”. Op het verstuurscherm staat onder de knoppen het veld “Dag van versturen”. Kies een dag en klik op “Versturen op”. Dat veld staat er als er een e-mailadres van je opdrachtgever bij staat.
In “Je facturen” zie je daarna op welke dag hij weggaat.
Welke dag je kunt kiezen
Een dag vanaf morgen tot een jaar vooruit. Vandaag kan niet: wil je hem vandaag versturen, kies dan “Verstuur per e-mail”. Op de gekozen dag gaat hij in de ochtend de deur uit, vanaf 08:00.
Het nummer en de datum komen op de dag zelf
Pas op de verzenddag krijgt hij zijn factuurnummer, en de factuurdatum wordt die dag. Dat hoort ook zo: volgens de Belastingdienst staat op een factuur “de datum waarop de factuur is uitgereikt”, en dat is de dag waarop hij verstuurd wordt.
Tot die dag is het een concept, zonder nummer. Haal je de planning weg, dan valt er dus geen nummer weg. Hoe de nummering verder werkt, staat bij factuurnummers, en welke gegevens er verder op moeten bij wat er op een factuur moet staan.
Bron: Belastingdienst, aan welke eisen moeten facturen voldoen
Alles wordt op die dag opnieuw nagekeken
Op de verzenddag kijkt De Souffleur alles opnieuw na, net als wanneer je zelf verstuurt: of je abonnement loopt, of je gegevens compleet zijn, of het e-mailadres van je opdrachtgever klopt, of er een geldige regel op staat, en of je die dag nog mag mailen. Wat bij het plannen klopte, kan op de dag zelf anders liggen.
Bijlagen gaan niet mee
Bijlagen kun je alleen meesturen als je nu verstuurt. Op de geplande dag gaat alleen de factuur mee. Wil je er een bijlage bij doen, verstuur hem dan zelf met “Verstuur per e-mail”.
Een andere dag, of toch niet plannen
Tot hij die ochtend aan de beurt is, kun je de dag veranderen of de planning weghalen. Kies een andere dag en klik weer op “Versturen op”, of klik op “Toch niet plannen”. Is hij net aan de beurt, dan zegt het verstuurscherm dat hij op dit moment verstuurd wordt. Dan kan het niet meer.
Als het misgaat
- Een controle houdt hem tegen. Dan gaat hij niet weg en krijgt hij geen nummer. De geplande dag gaat eraf, en hij staat weer bij “Te versturen”. Je krijgt een melding in De Souffleur met de reden, en een mail op je eigen adres.
- Er hapert iets aan onze kant. Dan probeert De Souffleur het die ochtend later nog eens. Pas als het in de laatste ronde van de ochtend niet lukt, krijg je de melding en de mail.
- De mail komt niet aan. Dan heeft hij zijn nummer al. Je krijgt de melding en de mail, en in “Je facturen” staat hij met “Mail mogelijk niet aangekomen”. Met “Opnieuw sturen” verstuur je hem nog een keer.
Let op: kon hij die ochtend niet weg, dan staat de factuurdatum al op die dag. Verstuur je hem later zelf, kijk dan of de datum nog klopt.
Als hij weg is
Dan krijg je een melding dat je factuur die ochtend verstuurd is. De mail aan je opdrachtgever krijg je zelf in cc, net als wanneer je zelf verstuurt.