Op elke factuur hoort een factuurnummer, en de Belastingdienst stelt er twee eisen aan: je gebruikt opeenvolgende nummers, met één of meer reeksen, en elk nummer komt maar één keer voor. Meer staat er niet. Wat er verder op een factuur moet, staat bij wat er op een factuur moet staan.
Bron: Belastingdienst, aan welke eisen moeten facturen voldoen
Hoe nummer je je facturen?
Vaak gebruik je een reeks per jaar: het jaar, een streepje en een volgnummer, zoals 2026-001, 2026-002 en zo verder. Je mag ook meer dan één reeks gebruiken, zolang er geen nummer twee keer in voorkomt.
Mag er een gat in de reeks vallen?
Daar zegt de Belastingdienst op die pagina niets over. Wat er staat, is: opeenvolgend, en elk nummer maar één keer. Of een ontbrekend nummer daarmee in strijd is, staat er niet. Heb je een gat in je reeks, vraag dan je boekhouder hoe je daarmee omgaat.
Hoe De Souffleur je facturen nummert
- Pas bij het versturen. Een factuur krijgt een nummer op het moment dat je hem verstuurt of op verstuurd zet. Een concept heeft er nog geen; gooi je een concept weg, dan valt er dus niets weg.
- Een reeks per jaar. Eerst het jaar van de factuurdatum, dan een streepje en een volgnummer van drie cijfers. Elk jaar begint weer bij 001.
- Nooit twee keer hetzelfde. Het volgende volgnummer is het hoogste van dat jaar, plus één. Verstuur je twee facturen tegelijk, bijvoorbeeld uit twee tabbladen, dan krijgt elk toch een eigen volgnummer.
- Een creditfactuur krijgt het volgende volgnummer, net als elke andere, en op de creditfactuur staat bij welke factuur ze hoort.
Een oude factuur erbij zetten
Begin je halverwege het jaar met De Souffleur, dan kun je je eerdere facturen erbij zetten. Een oude factuur met een factuurnummer in dezelfde vorm neemt haar eigen plek in de reeks in, zodat het programma dat nummer later niet nog eens uitdeelt. De reeks gaat daarna verder na het hoogste volgnummer. Zet je bijvoorbeeld 2026-010 erbij terwijl je eigen reeks bij 2026-003 stond, dan wordt je volgende factuur 2026-011, en blijven 004 tot en met 009 ongebruikt.
Een factuur die een opdrachtgever voor jou opmaakte, met zijn eigen nummer, telt niet mee: die schuift je eigen nummers niet op.
Hoe je oude facturen voor je aangifte op een rij zet, staat bij je eerste btw-aangifte.