De SouffleurEr valt een brief op je mat, of eigenlijk een bericht in je Berichtenbox: je moet btw-aangifte doen. En ergens tussen de repetities door denk je: waarover dan, hoe dan, en waar haal ik die getallen vandaan?
Rustig. Je eerste aangifte is vooral onwennig, niet moeilijk. Dit artikel loopt er met je doorheen, ook als je administratie tot nu toe bestond uit een map met Word-facturen en een schoenendoos met bonnetjes. Dat is namelijk gewoon een administratie. Hij is alleen nog niet opgeteld.
Wat de Belastingdienst eigenlijk van je vraagt
De btw-aangifte is geen examen over je hele bedrijf. Het is één formulier met in de kern drie vragen. Hoeveel btw heb je aan je klanten gerekend? Hoeveel btw heb je zelf betaald over zakelijke inkopen? En wat is het verschil? Dat verschil maak je over, of je krijgt het terug.
Meestal doe je aangifte per kwartaal, en de deadline is steeds de laatste dag van de maand erna. Over juli, augustus en september doe je dus uiterlijk 31 oktober aangifte, én betaal je uiterlijk die dag. Dat betalen is een aparte handeling: de aangifte versturen is stap één, het bedrag overmaken stap twee, en allebei moeten ze op tijd zijn.
Nog één ding vooraf: ook als je een kwartaal niets hebt verdiend, doe je aangifte. Je vult dan overal nul in. Sla je hem over, dan kan dat een boete opleveren voor een kwartaal waarin je niets deed. Zonde.
Wat je klaarlegt voordat je begint
Je hebt drie stapels nodig, en ze mogen best digitaal zijn.
De eerste stapel: alle facturen die je dit kwartaal hebt verstuurd. Ook die ene die nog niet betaald is. Voor de btw telt de factuurdatum, niet de dag waarop het geld binnenkwam.
De tweede stapel: je zakelijke bonnetjes en inkoopfacturen. De snaren, de zaalhuur, de cursus, het deel van je telefoonabonnement dat zakelijk is. Op elk van die bonnen staat btw die je hebt betaald, en die mag je terugvragen.
De derde stapel is geen stapel maar een inlog: je doet de aangifte in Mijn Belastingdienst Zakelijk, met DigiD of eHerkenning. Check vóór de deadline-week of je erin komt. Een vergeten wachtwoord op 30 oktober is een slechte tegenspeler.
Als je facturen in Word staan
Dan is dit het moment waarop je even moet gaan zitten, want Word telt niets voor je op. Maar het is overzichtelijker dan het voelt.
Open je factuurmap en zet ze op een rij, bijvoorbeeld in een simpel lijstje: factuurnummer, datum, bedrag zonder btw, btw-bedrag, btw-tarief. Alleen de facturen met een datum in dit kwartaal tellen mee.
Grote kans dat je nu iets tegenkomt. Twee facturen met hetzelfde nummer. Een factuur waarop je 21% rekende voor een optreden dat 9% had moeten zijn. Een factuur zonder btw waarvan je niet meer weet waarom. Schrik daar niet van: dit is precies waarom je dit lijstje maakt. Wat je nu al weet: noteer wat je tegenkomt en neem het mee naar het eind van dit artikel, want een foute factuur repareer je niet in de aangifte maar met een creditfactuur of een herstelde factuur. De aangifte zelf vul je met wat er werkelijk op je facturen staat.
Tel daarna per tarief op: al je omzet tegen 21% bij elkaar, al je omzet tegen 9% bij elkaar, en de btw-bedragen erbij. Die twee of drie totalen zijn negentig procent van je aangifte.
Het formulier, vak voor vak in gewone taal
Het formulier heeft rubrieken met nummers, en de meeste blijven bij jou leeg. Deze kom je waarschijnlijk tegen.
Rubriek 1a is je omzet tegen 21%, met de btw ernaast. Rubriek 1b is je omzet tegen 9%: veel optredens en voorstellingen vallen hier. Rekende je ergens geen btw omdat de dienst is vrijgesteld, zoals les aan leerlingen onder de 21, dan hoort die omzet niet in deze vakken thuis.
Rubriek 5b is de btw die je zelf hebt betaald over zakelijke inkopen, de voorbelasting. Dat is de optelsom van je bonnenstapel.
Onderaan rekent het formulier zelf uit wat je moet betalen of terugkrijgt. Klaar. De rest van de rubrieken, over import, export en verlegde btw, laat je leeg als ze niet op jou van toepassing zijn, en als ze dat wél zijn weet je dat meestal al van je opdrachtgever.
Het bedrag dat je moet betalen, en de schrik daarbij
Hier komt voor veel makers het onaangename moment: er blijkt een bedrag te betalen dat je niet apart hebt gezet. Dat geld was nooit van jou, het was btw die je voor de Belastingdienst inde, maar het stond wel gewoon op je rekening en het is misschien al uitgegeven.
Als dat zo is: je bent niet de eerste en niet de laatste. Betaal wat je kunt vóór de deadline en neem contact op met de Belastingdienst over de rest; wegkijken is de enige echt slechte optie. En vanaf nu geldt de simpelste gewoonte die er bestaat: zet bij elke betaalde factuur meteen de btw opzij, op een aparte spaarrekening. Dan is de aangifte volgende kwartaal geen schrik meer maar een overmaakmoment.
Na het versturen
Bewaar een kopie of schermafbeelding van je aangifte, maak het bedrag over met het juiste betalingskenmerk, en bewaar je lijstje en je bonnen. Je administratie moet je zeven jaar bewaren, ook die schoenendoos.
En die fouten die je onderweg tegenkwam? Herstel ze nu het vers is. Een verkeerd tarief los je op met een creditfactuur en een nieuwe factuur, en kwam je er ná het versturen van de aangifte achter dat er iets mis was, dan bestaat daar een suppletie voor. Voor allebei geldt: twijfel je, leg het voor aan je boekhouder. Dit artikel maakt je wegwijs, maar het kent jouw situatie niet.
De tweede keer is echt makkelijker
Het eerlijke verhaal: je eerste aangifte kost een avond, vooral door het uitzoeken. De tweede kost een half uur, en met een bijgehouden administratie nog minder, omdat het optellen dan al gebeurd is op het moment dat je de factuur maakte.
Dat is precies wat De Souffleur voor je doet: elke factuur krijgt meteen het juiste tarief met de bron erbij, elke inkoop die je vastlegt telt meteen mee in je aftrek en de inkoop-hulp zegt bij honderden soorten inkoop of iets eraf mag, deels mag of niet, en je ziet het hele kwartaal al wat je opzij hoort te zetten. Tegen de tijd dat de aangifte opengaat, staan je getallen klaar in de volgorde van het formulier.
Succes. Je kunt dit.