Begin bij je eigen gegevens: je naam en adres, je KvK-nummer en je btw-identificatienummer horen op elke factuur. Zoek daarna het btw-tarief op dat bij je werk hoort, en maak dan de factuur met alle verplichte gegevens erop. Hieronder staan die stappen op volgorde, met voor elke stap de uitleg die er al staat.
1. Je eigen gegevens
Schrijf je in bij de KvK, dan krijg je een KvK-nummer, en van de Belastingdienst een btw-identificatienummer. Die twee horen samen met je naam en adres op elke factuur die je stuurt. Welke gegevens er verder verplicht op staan, en hoe de nummering werkt, staat bij wat moet er op een factuur staan. Daar staat ook wat een factuurprogramma daarvan zelf invult.
2. Het btw-tarief dat bij je werk hoort
Niet al je werk valt onder hetzelfde tarief: een optreden, een les en de verkoop van je werk kunnen elk anders uitpakken. Welk tarief waar bij hoort, met de voorbeelden waar makers over struikelen, staat bij welk btw-tarief geldt voor optredens, lessen en kunst.
Reken je geen btw, bijvoorbeeld omdat je werk vrijgesteld is of omdat je meedoet aan de kleineondernemersregeling, dan hoort op de factuur te staan waarom er geen btw op staat. Wanneer dat mag en wat er dan op moet, staat bij een factuur zonder btw.
3. De factuur zelf, en je kopie
Op de factuur staan je eigen gegevens, die van je opdrachtgever, een uniek factuurnummer, de datum, een omschrijving van het werk, het bedrag, en het btw-tarief met het btw-bedrag (of de reden waarom je geen btw rekent). Bewaar altijd een kopie: facturen horen bij je administratie en die moet je 7 jaar bewaren.
4. Je eerste btw-aangifte
Reken je btw, dan doe je na je eerste kwartaal btw-aangifte over de facturen van dat kwartaal. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en doe je die aangifte niet. Waarover het gaat, en waar je die getallen vandaan haalt, staat bij je eerste btw-aangifte. Dat artikel is ook geschreven voor wie zijn eerste facturen nog in Word maakte.
5. Je kosten, en het eind van je eerste jaar
Kosten die je voor je onderneming maakt, mag je van je winst aftrekken: materialen, cursussen, promotie en zakelijke reiskosten. Wat er wel en niet bij hoort staat bij wat mag je aftrekken als creatieve zzp'er.
Aan het eind van je eerste jaar komen er twee dingen bij. Het urencriterium gaat over de 1.225 uur per jaar die je aan je onderneming besteedt, en daar tellen repetities, reistijd en administratie ook in mee. En haal je die uren, dan komt de startersaftrek in beeld: een extra bedrag van je winst af, dat je maximaal 3 keer in je eerste 5 jaar als ondernemer mag gebruiken.
Waar je het laat checken
Deze uitleg is algemeen, en jouw situatie kan afwijken: bij een vrijstelling, een opdrachtgever in het buitenland of een jaar met weinig winst liggen de antwoorden anders. Leg het dan naast een boekhouder, en gebruik de artikelen hierboven als vertrekpunt.