Wat moet er op een factuur staan?

De negen dingen die er verplicht op staan, en waar het meestal misgaat.

Bijgewerkt op

Op een geldige factuur staan negen dingen: je naam en adres, je KvK-nummer en btw-identificatienummer, de gegevens van je opdrachtgever, een uniek factuurnummer, de datum, een omschrijving van het werk, het bedrag, en het btw-tarief met het btw-bedrag (of de reden waarom je geen btw rekent). Mist er één, dan is de factuur niet geldig en klopt je administratie niet. Hieronder staan ze stuk voor stuk, met de dingen waar het in de praktijk misgaat.

Wat er verplicht op moet

  • Je bedrijfsnaam en adres.
  • Je KvK-nummer en btw-identificatienummer.
  • De naam en het adres van je opdrachtgever.
  • Een uniek factuurnummer (opeenvolgend, zonder gaten).
  • De factuurdatum.
  • Een omschrijving van het geleverde werk.
  • Het bedrag (exclusief btw).
  • Het btw-tarief en btw-bedrag, of de reden waarom je geen btw rekent (bijvoorbeeld een vrijstelling of de KOR).

Het juiste btw-tarief

Het btw-tarief hangt af van het soort werk (vaak 9% of 21%, soms vrijgesteld). Weet je niet zeker welk tarief geldt? Kijk dan bij welk btw-tarief geldt voor optredens, lessen en kunst.

Zet je reiskosten, parkeren of materiaal op je factuur, dan volgen die het tarief van je werk en niet dat van het kaartje dat je kocht. Waarom dat zo is, staat bij moet ik btw rekenen over mijn reiskosten.

Zit je opdrachtgever in het buitenland, dan werkt de btw anders en hoort er soms een aparte vermelding op de factuur. Dat staat bij factureren aan het buitenland.

Betalingstermijn

Zet er een duidelijke betalingstermijn op, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Zo weet je opdrachtgever wanneer je het bedrag verwacht, en weet jij wanneer een factuur te laat is.

Bewaren

Facturen horen bij je administratie en die moet je 7 jaar bewaren, ook als je stopt of van tool wisselt. Bewaar dus altijd een kopie (bijvoorbeeld als PDF).

Zonder gedoe

De Souffleur zet al deze verplichte onderdelen automatisch goed op je factuur, rekent het btw-tarief voor je uit en houdt je nummering netjes op volgorde. Je maakt zo in een paar stapjes een nette, kloppende factuur, ook als je nog nooit eerder hebt gefactureerd.

Korte antwoorden

Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Op een geldige factuur staan: je bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer en btw-identificatienummer, de gegevens van je opdrachtgever, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van het werk, het bedrag, en het btw-tarief en btw-bedrag (of de reden van vrijstelling).
Hoe werkt de factuurnummering?
Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn, zonder gaten in de reeks. Vaak gebruik je een reeks per jaar, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, enzovoort.
Hoe lang moet ik een factuur bewaren?
Facturen horen bij je administratie en moet je 7 jaar bewaren.

De Souffleur legt uit in gewone taal, maar geeft geen persoonlijk belasting- of financieel advies. Alle bedragen en tarieven zijn een indicatie. Controleer je eigen situatie bij de Belastingdienst of een adviseur.