Er staat geen btw op je factuur als je meedoet aan de kleineondernemersregeling, als je werk vrijgesteld is, als de btw verlegd is naar een zakelijke klant binnen de EU, of als je dienst aan een klant buiten de EU buiten de Nederlandse btw valt. Dat zijn de gevallen die het meest voorkomen; welk van de gevallen het is, bepaalt wat er op de factuur moet staan. De reden hoort er namelijk altijd op.
De gevallen die het meest voorkomen
- De kleineondernemersregeling. Doe je mee, dan reken je geen btw, en kun je de btw op je eigen zakelijke inkopen ook niet meer terugvragen. Hoe dat werkt staat bij de kleineondernemersregeling, en wat er wel en niet meetelt voor de grens bij telt mijn vrijgestelde omzet mee voor de KOR.
- Je werk is vrijgesteld. Dat hangt af van wat je deed en voor wie. De Belastingdienst noemt vijf vakken met zoveel woorden: muziek, dans, drama, beeldende vorming en circustechnieken; geef je daar les in aan mensen onder de 21, dan is die les vrijgesteld. Welk tarief bij welk werk hoort staat bij welk btw-tarief geldt voor optredens, lessen en kunst.
- De btw is verlegd. Factureer je aan een bedrijf in een ander EU-land met een geldig btw-identificatienummer, dan wordt de btw vaak verlegd: jij rekent geen btw, en je klant geeft die in zijn eigen land aan.
- Je klant zit buiten de EU. Dan valt die dienst vaak buiten de Nederlandse btw. Die twee laatste gevallen staan bij factureren aan het buitenland.
Wat er dan op de factuur moet
Alle gewone verplichte gegevens blijven staan: je eigen gegevens, die van je opdrachtgever, een uniek factuurnummer, de datum, een omschrijving en het bedrag. Zie wat moet er op een factuur staan. In plaats van een btw-tarief en een btw-bedrag zet je erbij waarom je geen btw rekent.
Bij verlegde btw hoort er meer op: het btw-identificatienummer van je klant en de vermelding dat de btw verlegd is.
Wat de tool hiervan doet
- Op de factuur staat wát er geldt: “vrijgesteld” bij een vrijstelling, “geen btw (kleineondernemersregeling)” als je meedoet aan de KOR, en bij verlegde btw een 0%-regel met daaronder “Btw verlegd naar de afnemer.” De uitleg waarom dat tarief geldt, staat in het programma en niet op de factuur.
- Verlegging kiest de tool niet voor je. Dat is met opzet: buitenlandse facturen zijn precies het soort geval waarbij een kleine vergissing vervelend uitpakt, en het advies is om het te laten checken.
- Kies je verlegging, dan kun je de factuur niet versturen zonder het btw-identificatienummer van je klant. Ook niet als het nummer de vorm van een btw-nummer niet heeft. Je krijgt dan te zien welk veld er nog ontbreekt.
Wanneer je het laat checken
De gevallen hierboven zien er op papier eenvoudig uit, maar de uitzonderingen zijn talrijk, vooral bij het buitenland en bij vrijstellingen. Twijfel je of jouw werk onder een vrijstelling valt, of wat er bij jouw klant geldt? Leg het dan even naast een boekhouder, en gebruik de uitleg over de tarieven als vertrekpunt.