Met een offerte laat je je opdrachtgever vooraf zien wat een opdracht gaat kosten, en leg je vast wat jullie afspreken: welk werk, voor welk bedrag, en wat er níet in de prijs zit. Gaat je opdrachtgever akkoord, dan weten jullie allebei waar je aan toe bent als straks de factuur komt.
Wat moet er op een offerte?
Welke gegevens er minimaal op moeten, en wat er juist niet op hoort, hebben we aan onze fiscalist gevraagd. Tot haar antwoord er is, zegt dit artikel daar niets over. Zodra het er is, staat het hier. Twijfel je, vraag het dan je boekhouder. Wat er op een factuur moet, staat bij wat er op een factuur moet staan.
Zo maak je een offerte in De Souffleur
Kies Nieuwe offerte. Je doorloopt dezelfde stappen als bij een factuur: de opdracht, het tarief en de regels. Het tarief en de btw per regel ontstaan dus precies zoals op je facturen.
Bij het versturen krijgt je offerte een eigen nummer, zoals O-2026-001: een O, het jaar en een volgnummer. Een concept heeft nog geen nummer, net als bij een factuur. Die reeks staat los van je factuurnummers. Gaat een opdracht niet door, dan blijven je factuurnummers dus gewoon op volgorde.
Hoe lang is een offerte geldig?
Er staat een geldig-tot-datum op. Standaard is dat 30 dagen na de offertedatum. Zolang je offerte een concept is, kun je die datum aanpassen. Is de datum voorbij terwijl je offerte nog op verstuurd staat, dan zie je hem in je overzicht als verlopen. Je opdrachtgever krijgt daar geen mail over, en jij ook niet.
Wat zit er niet in de prijs?
Onder de regels kun je aankruisen wat er níet in je prijs zit: “Exclusief reiskosten à € … per kilometer.” (je vult je eigen bedrag in) en “De bedragen per regel zijn exclusief btw.” Daarnaast is er één eigen regel voor wat je verder kwijt wilt.
Versturen, en dan?
Je verstuurt hem per mail, net als een factuur, met de pdf in de bijlage. Laat je opdrachtgever weten dat het akkoord is, dan zet jij hem op geaccepteerd. Is het een nee, dan zet je hem op afgewezen. Je opdrachtgever kan in deze versie nog niet zelf online akkoord geven.
Van offerte naar factuur
Staat hij op geaccepteerd, dan maak je er met één knop een concept-factuur van. Alle regels, tarieven en de btw per regel gaan mee. Die factuur vind je bij je facturen: voeg zo nodig je reiskosten toe, kijk hem na en verstuur hem zoals altijd. Pas dan krijgt hij een factuurnummer.